Programma/Project Secretaris – Utrecht

Deel deze vacature

Introductie

Overheid | projectduur maximaal 36 maanden | Deadline solliciteren: 23 mei

Organisatie

Promista is een adviesbureau dat organisaties helpt hun doelstellingen te bereiken en prestaties te verbeteren. Wij adviseren en ondersteunen organisaties in de overheid en het onderwijs met vraagstukken op het gebied van project-, en portfoliomanagement en PMO. Soms door onderzoek en advies te bieden of kennis en ervaring te delen, maar ook door hands-on ondersteuning waar dat nodig is.

Samenwerking, vrijheid en transparantie staan bij ons hoog in het vaandel. Daarom zorgen we voor contact en ondersteuning waar jij dat nodig hebt. Bijvoorbeeld door te sparren of een training te volgen. En je kunt gebruik maken van de kennis en ervaring van je collega’s bij Promista. Je staat er dus niet alleen voor!

Functie

Omschrijving opdrachtgever:

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

  • Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
  • Verbeteren van de dienstverlening;
  • Een efficiënte en wendbare Organisatie;
  • Anticiperen op de toekomst.

Omschrijving opdracht:

De projectsecretaris ondersteunt de projecten en programma’s van het Ketenbureau door

  • Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma-/projectleider.
  • Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen en klankbordgroepen.
  • De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.
  • Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.
  • Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.
  • Het opstellen van inhoudelijke rapportages.
  • Agenda- en mailboxbeheer.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

De projectsecretaris ondersteunt de projecten en programma’s van het Ketenbureau door:

  • Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma- /projectleider.
  • Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen, klankbordgroepen.
  • De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.
  • Vertalen van inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties voor het team (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig);
  • Notuleren bij (ook complexe, bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;
  • Het beheer van de contactendatabase.
  • Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.
  • Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten binnen context van de programma’s en projecten.
  • Het organiseren van diverse overleggen en bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.
  • Het proactief ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van programma en projectplanningen en het actualiseren daarvan.
  • Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van programma- en projectprocessen en vergadertools & templates.
  • Agenda- en mailboxbeheer.

Resultaat van de opdracht:

Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de leden en managers van de programma’s en projecten binnen het Ketenbureau. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van deze programma’s en projecten. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorggedragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt zorggedragen voor agendabeheer voor een of meerdere projectleider(s) en/of (toekomstige) programmamanagers binnen het Ketenbureau.

Functie-eisen

Functie eisen (knock-out criteria)

  1. Je bent op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
  2. Je bent beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
  3. HBO werk -en denkniveau;
  4. Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van programma- of projectteams en programma- of projectmanagers;
  5. Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
  6. Minimaal 7 jaar ervaring met het MS office pakket en daarbinnen minimaal 5 jaar ervaring met het werken met Excel en PowerPoint;
  7. Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties;
  8. Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (Teams en Zoom) en ondersteunde tools zoals bijvoorbeeld Trello, Mural en Miro.
  9. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop

Functie wensen (gunningscriteria)

  1. Kennis van organisatie en bedrijfsvoering bij gemeenten en/of zorgaanbieders.
  2. Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze, in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak en een planning (noem voorbeelden in motivatiebrief).
  3. Affiniteit met organisaties in het sociaal domein. (Jeugdwet/Wmo) (toelichten in motivatiebrief).

Aanbod

Natuurlijk staat er ook iets tegenover. Als Promista-collega kom je terecht in een hecht team van ongeveer 20 mensen, elk met hun eigen expertise. Je staat er nooit alleen voor, we hebben een sterke cultuur van ’samen voor de klant’ en elkaar altijd helpen.

Inlichtingen

Herkent u zichzelf in bovengenoemd profiel en wilt u meer informatie over de functie? Dan kunt u contact opnemen met Ronald Permentier. Hij is bereikbaar op 0342-420138

Sollicitatie

Heeft u interesse en wilt u solliciteren? Dan ontvangen wij graag uw Nederlandstalig CV en motivatie, beide in Word! Deze kunt u sturen naar rpermentier@promista.nl.
Deadline voor uw reactie: 23 mei 11:00 uur

Onze sollicitatieprocedure

1. Mooie vacature gevonden?

Stuur ons je CV en motivatie.

2. Telefonisch kennismaken

Wij nemen contact met je op en gaan telefonisch in gesprek.

3. Onze opdrachtgever

Je gaat op gesprek bij onze opdrachtgever.

4. Bevestiging van de opdracht

Jij blij en opdrachtgever blij? Dan zetten wij de afspraken op papier.

Vragen?

Rene Bosschers
Accountmanager


 rbosschers@promista.nl


  06 42 12 47 15

Ronald Permentier
Accountmanager


  rpermentier@promista.nl


  06 15 09 45 70

Contactgegevens

Promista B.V.
Anthonie Fokkerstraat 5
3772 MP Barneveld

T: 0342 42 01 38
E: info@promista.nl

×